POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RK GLOBAL DE DOTACIONES S.A.S. — RK DOTACIONES

Versión: 1.0 

Fecha de elaboración: 01 de octubre de 2026

Sitio web: https://rkdotaciones.com/

1. Identificación del responsable

RK GLOBAL DE DOTACIONES S.A.S., identificada con NIT [PENDIENTE DE CONFIRMAR], que utiliza comercialmente la denominación RK Dotaciones, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales digitales y comerciales, en los términos de la legislación colombiana aplicable.

Sus canales de contacto son:

• Dirección: Carrera 39C #26-95 Sur, barrio La Guaca, Bogotá D.C., Colombia.

• Correo electrónico: comercial@rkdotaciones.com

• Teléfonos: 314 369 9047 y 305 373 1320.

• Sitio web: https://rkdotaciones.com/

El correo electrónico indicado constituye el canal habilitado para la recepción de consultas, solicitudes y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

2. Objeto y alcance

La presente política establece las condiciones bajo las cuales RK GLOBAL DE DOTACIONES S.A.S. recolecta, almacena, utiliza, consulta, transmite, actualiza y suprime datos personales en el desarrollo de sus actividades comerciales y digitales.

Se aplica a la información de personas naturales que interactúen con la empresa mediante el sitio web, formularios, correo electrónico, teléfono, WhatsApp, campañas publicitarias y demás canales comerciales autorizados.

También comprende la información personal de contactos y representantes de clientes empresariales, cuando dichos datos permitan identificar a una persona natural.

3. Marco normativo

Esta política se fundamenta principalmente en:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012.

• Decreto 1074 de 2015 y sus disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales.

• Ley 1266 de 2008, cuando resulte aplicable por la naturaleza de la información tratada.

• Ley 2300 de 2023, en las disposiciones pertinentes a contactos comerciales.

• Normas complementarias e instrucciones aplicables expedidas por las autoridades competentes.

4. Datos personales objeto de tratamiento

Dependiendo del canal de interacción y de la relación establecida con RK Dotaciones, podrán recolectarse las siguientes categorías de información:

Datos de identificación: nombres, apellidos e información de identificación necesaria para procesos comerciales o contractuales.

Datos de contacto: números telefónicos, direcciones de correo electrónico, dirección de correspondencia e información suministrada mediante WhatsApp u otros canales habilitados.

Información empresarial y comercial: nombre de la empresa representada, cargo, requerimientos de dotación, productos consultados, solicitudes de cotización y datos necesarios para gestionar relaciones comerciales.

Información de navegación y tecnologías digitales: dirección IP, identificadores de cookies, características del navegador o dispositivo, páginas visitadas, interacciones con el sitio e información sobre conversiones publicitarias, conforme a las preferencias de privacidad del usuario y la normativa aplicable.

Registros de interacción: comunicaciones, solicitudes, historial comercial y evidencias de autorización relacionadas con las finalidades informadas.

RK Dotaciones aplicará el principio de minimización y procurará recolectar únicamente los datos pertinentes y necesarios para cada finalidad.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán utilizarse para las siguientes finalidades, según el canal utilizado y las autorizaciones correspondientes:

5.1. Atención comercial y gestión de solicitudes

• Recibir y responder solicitudes de información.

• Gestionar requerimientos de cotización.

• Contactar a las personas que soliciten información sobre productos y servicios.

• Realizar seguimiento a solicitudes comerciales.

• Preparar propuestas y atender procesos de negociación.

• Mantener comunicaciones relacionadas directamente con las solicitudes recibidas.

5.2. Relaciones contractuales y administrativas

• Gestionar clientes y relaciones comerciales.

• Ejecutar actividades necesarias para el cumplimiento de obligaciones contractuales.

• Administrar información de facturación y documentos de soporte, cuando corresponda.

• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y administrativas.

• Atender solicitudes, reclamaciones y requerimientos de autoridades competentes.

5.3. Mercadeo y comunicaciones comerciales

Con la autorización previa, expresa e informada del titular, cuando sea exigible:

• Remitir información sobre productos, servicios y novedades.

• Enviar promociones, campañas y comunicaciones publicitarias.

• Desarrollar campañas de email marketing.

• Realizar actividades de fidelización y prospección comercial.

• Analizar resultados de campañas para mejorar las estrategias comerciales.

La autorización para recibir publicidad será diferenciable de aquella necesaria para atender una cotización o solicitud comercial.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones promocionales mediante los mecanismos informados por RK Dotaciones.

5.4. Analítica y optimización digital

Según las autorizaciones y preferencias de privacidad aplicables:

• Medir el tráfico y las interacciones en el sitio web.

• Analizar el rendimiento de campañas publicitarias.

• Medir eventos de conversión y resultados comerciales.

• Identificar oportunidades de mejora en la experiencia del usuario.

• Evaluar el funcionamiento de formularios y canales digitales.

Para estas actividades podrán intervenir herramientas tecnológicas como Google Analytics, Google Ads y Google Tag Manager, conforme a la configuración implementada.

6. Autorización para el tratamiento

RK Dotaciones solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea legalmente necesaria, mediante mecanismos que permitan su posterior consulta.

La autorización podrá recabarse mediante formularios digitales, casillas de aceptación, comunicaciones electrónicas u otros medios válidos.

La empresa informará al titular sobre las finalidades del tratamiento, sus derechos y los mecanismos disponibles para ejercerlos.

Cuando existan varias finalidades independientes, se habilitarán los mecanismos necesarios para diferenciarlas, particularmente respecto de comunicaciones publicitarias.

La autorización no será requerida exclusivamente en los supuestos exceptuados por la legislación aplicable.

El simple ingreso al sitio web o la navegación por sus páginas no se considerará, por sí solo, una autorización general para todas las finalidades de tratamiento.

7. Tratamiento mediante WhatsApp y herramientas comerciales

RK Dotaciones podrá recibir solicitudes y establecer comunicaciones mediante WhatsApp, de acuerdo con la información y las preferencias del usuario.

Cuando una persona decida iniciar una conversación, podrán tratarse los datos personales que suministre para atender su solicitud.

El sitio también podrá utilizar herramientas de gestión de contactos, como Armo LeadGate, para facilitar el acceso a WhatsApp y registrar eventos relacionados con las interacciones comerciales y la medición publicitaria.

El tratamiento de información por plataformas externas estará sujeto, según corresponda, a sus propias condiciones y políticas de privacidad.

El uso de estas herramientas no elimina las responsabilidades de RK Dotaciones respecto de los datos personales tratados bajo su control.

8. Cookies y tecnologías de seguimiento

El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, así como herramientas analíticas y publicitarias.

Las cookies y tecnologías no esenciales que impliquen tratamiento de datos personales se gestionarán respetando las autorizaciones y elecciones del titular, conforme a la normativa aplicable.

El usuario podrá consultar información adicional sobre categorías, finalidades, proveedores y mecanismos de control en la Política de Cookies y Tecnologías de Seguimiento.

9. Encargados del tratamiento y proveedores tecnológicos

Para desarrollar sus actividades, RK Dotaciones podrá recurrir a proveedores de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento, analítica digital, publicidad, gestión de contactos y comunicaciones comerciales.

Cuando estos proveedores traten datos personales por cuenta de RK Dotaciones, deberán existir las condiciones contractuales y las garantías exigidas por la legislación aplicable.

El acceso a los datos deberá limitarse a las finalidades legítimas para las cuales fueron recolectados.

RK Dotaciones no comercializará bases de datos personales como una actividad independiente sin contar con la habilitación legal correspondiente.

10. Transmisión y transferencia internacional de datos

La utilización de determinados proveedores tecnológicos podrá involucrar operaciones internacionales de tratamiento de datos.

Cuando esto ocurra, RK Dotaciones verificará la naturaleza de la operación y las condiciones legales aplicables, distinguiendo entre:

• Transmisión: tratamiento de información por un encargado que actúa por cuenta del responsable.

• Transferencia: comunicación de información a otro responsable del tratamiento, dentro o fuera del territorio colombiano.

La empresa deberá adoptar las garantías, autorizaciones, contratos o mecanismos legales que resulten exigibles en cada caso.

11. Derechos de los titulares

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando corresponda.

• Ser informados sobre el uso dado a sus datos.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la legislación aplicable.

• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando proceda legalmente.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales.

El ejercicio de estos derechos está sujeto a las condiciones y limitaciones previstas por la legislación vigente.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Los titulares, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados podrán presentar solicitudes relativas a sus datos personales mediante:

comercial@rkdotaciones.com

La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al titular, describir la petición y facilitar la respuesta.

RK Dotaciones podrá solicitar documentación razonablemente necesaria para verificar la identidad o la representación del solicitante.

Consultas

Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Si no es posible responder dentro de ese término, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, sin exceder los cinco (5) días hábiles adicionales previstos legalmente.

Reclamos

Los reclamos relativos a corrección, actualización, supresión o presuntos incumplimientos se tramitarán conforme al procedimiento del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando un reclamo esté incompleto, se solicitará su subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.

El término general para resolver un reclamo completo será de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a su recepción, con posibilidad de ampliación justificada hasta por ocho (8) días hábiles adicionales.

Se aplicarán igualmente las demás reglas legales de traslado, registro de reclamos y desistimiento.

13. Seguridad de la información

RK Dotaciones adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas apropiadas para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, consulta, acceso no autorizado o uso indebido.

Estas medidas deberán ajustarse a la naturaleza de la información, los riesgos del tratamiento y los sistemas utilizados.

Ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta; por ello, la empresa deberá mantener procedimientos de prevención, control y respuesta ante incidentes.

14. Conservación y supresión de información

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, sin perjuicio de obligaciones legales, contractuales, contables o tributarias que exijan un plazo de conservación superior.

Cuando desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legítima de conservación, RK Dotaciones procederá a eliminar o anonimizar la información mediante procedimientos adecuados.

En el caso de datos utilizados exclusivamente para fines comerciales o promocionales, se atenderán las solicitudes de retiro, revocatoria o supresión conforme a la legislación aplicable.

15. Datos sensibles y datos de menores

RK Dotaciones no solicita habitualmente datos personales sensibles ni información de niños, niñas o adolescentes mediante sus formularios comerciales ordinarios.

Cuando, excepcionalmente, resulte necesario tratar esta información, se aplicarán las restricciones, garantías y autorizaciones especiales previstas por la legislación colombiana.

El suministro de datos sensibles será facultativo en los casos previstos por la ley.

16. Modificaciones de la política

RK Dotaciones podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos o tecnológicos.

Los cambios sustanciales que afecten las finalidades del tratamiento o las condiciones de autorización serán comunicados y gestionados de acuerdo con las exigencias legales aplicables.

La versión vigente estará disponible en el sitio web oficial.

17. Vigencia

La presente política entrará en vigor a partir de su publicación oficial, una vez aprobada por RK GLOBAL DE DOTACIONES S.A.S.

Fecha de entrada en vigor: 01 Octubre 2026.

Los periodos de conservación de cada base de datos se establecerán conforme a sus finalidades y a las obligaciones legales correspondientes.